Personenbezogene Daten (nachfolgend zumeist nur „Daten“ genannt) werden von uns nur im Rahmen der Erforderlichkeit, sowie zum Zwecke der Bereitstellung eines funktionsfähigen und nutzerfreundlichen Internetauftritts, inklusive seiner Inhalte und der dort angebotenen Leistungen, verarbeitet.

Gemäß Art. 4 Ziffer 1. der Verordnung (EU) 2016/679, also der Datenschutz- Grundverordnung (nachfolgend nur „DSGVO“ genannt), gilt als „Verarbeitung“ jeder, mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren, ausgeführter Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

Mit der nachfolgenden Datenschutzerklärung informieren wir Sie insbesondere über Art, Umfang, Zweck, Dauer und Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten, soweit wir entweder allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheiden.

Unsere Datenschutzerklärung ist wie folgt gegliedert:

I. Informationen über uns als Verantwortliche
II. Rechte der Nutzer und Betroffenen
III. Informationen zur Datenverarbeitung

I. Informationen über uns als Verantwortliche

Verantwortlicher Anbieter dieses Internetauftritts im datenschutzrechtlichen Sinne ist:

SWIL Systems UG (haftungsbeschränkt)
Hölderlinstr. 18
60316 Frankfurt am Main
Deutschland

Telefon: 069 40 125 920
E-Mail: info@zumedu.de

Datenschutzbeauftragter

Datenschutzbeauftragten des SWIL Systems UG (haftungsbeschränkt) ist:

Sven Engel
Wenzel-Jaksch-Strasse 2a, 65199 Wiesbaden,
Email: compliance@synapcon.com, Tel.: 0611 703 97054

II. Rechte der Nutzer und Betroffenen

Mit Blick auf die nachfolgend noch näher beschriebene Datenverarbeitung haben die Nutzer und Betroffenen das Recht

  • auf Bestätigung, ob sie betreffende Daten verarbeitet werden, auf Auskunft über die verarbeiteten Daten, auf weitere Informationen über die Datenverarbeitung sowie auf Kopien der Daten (vgl. auch Art. 15 DSGVO);
  • auf Berichtigung oder Vervollständigung unrichtiger bzw. unvollständiger Daten (vgl. auch Art. 16 DSGVO);
  • auf unverzügliche Löschung der sie betreffenden Daten (vgl. auch Art. 17 DSGVO), oder, alternativ, soweit eine weitere Verarbeitung gemäß Art. 17 Abs. 3 DSGVO erforderlich ist, auf Einschränkung der Verarbeitung nach Maßgabe von Art. 18 DSGVO;
  • auf Erhalt der sie betreffenden und von ihnen bereitgestellten Daten und auf Übermittlung dieser Daten an andere Anbieter/Verantwortliche (vgl. auch Art. 20 DSGVO);
  • auf Beschwerde gegenüber der Aufsichtsbehörde, sofern sie der Ansicht sind, dass die sie betreffenden Daten durch den Anbieter unter Verstoß gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verarbeitet werden (vgl. auch Art. 77 DSGVO).


Darüber hinaus ist der Anbieter dazu verpflichtet, alle Empfänger, denen gegenüber Daten durch den Anbieter offengelegt worden sind, über jedwede Berichtigung oder Löschung von Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung, die aufgrund der Artikel 16, 17 Abs. 1, 18 DSGVO erfolgt, zu unterrichten. Diese Verpflichtung besteht jedoch nicht, soweit diese Mitteilung unmöglich oder mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden ist. Unbeschadet dessen hat der Nutzer ein Recht auf Auskunft über diese Empfänger.

Ebenfalls haben die Nutzer und Betroffenen nach Art. 21 DSGVO das Recht auf Widerspruch gegen die künftige Verarbeitung der sie betreffenden Daten, sofern die Daten durch den Anbieter nach Maßgabe von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO verarbeitet werden. Insbesondere ist ein Widerspruch gegen die Datenverarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung statthaft.

III. Informationen zur Datenverarbeitung
1. Webseite

Der Besuch unserer Website ist ohne Angaben zu Ihrer Person möglich. Wenn Sie unsere Website ohne sich anzumelden, zu registrieren, um eine Bestellung abgeben oder uns sonst Informationen zu Ihrer Person übermitteln, erheben wir keine personenbezogenen Daten, mit Ausnahme der Daten, die Ihr Browser übermittelt, um Ihnen den Besuch der Webseite zu ermöglichen.

2. Cookies

Unsere Website verwendet Cookies im Falle. Ein Cookie ist eine kleine Textdatei, die von einem Web-Server auf Ihrem Computer abgelegt wird. Ohne Cookies sind unsere Dienste (beispielsweise eine Videosprechstunde) nicht erfüllbar. Aus Wirtschaftlichkeitsgründen setzen wir renommierte Anbieter von Zusatzdiensten ein. Um diese Services zu gewährleisten, verwenden diese Anbieter bisweilen Cookies. Dies haben den Zweck einige Daten für die weitere Nutzung der Dienste auf Ihrem Computer zu speichern. Diese Dateien können zeitlich beschränkt oder unbefristet sein. Sie könne diese Dateien jederzeit im Einstellungsmenü ihres Internetbrowsers löschen. Es handelt sich im speziellen um folgende Einträge:

Name Anbieter/ Zweck Dauer
__stripe_mid Stripe 1 Jahr
__stripe_mid Stripe 30 Minuten
io Default connection point für SimpleWebRTC.js Sitzungsdauer

Der Einsatz von Cookies dient der Wahrung berechtigter Interessen. Rechtsgrundlage für den Einsatz ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO.

3. Serverdaten

Aus technischen Gründen, insbesondere zur Gewährleistung eines sicheren und stabilen Internetauftritts, werden Daten durch Ihren Internet-Browser an uns bzw. an unseren Webspace-Provider übermittelt. Mit diesen sog. Server- Logfiles werden u.a. Typ und Version Ihres Internetbrowsers, das Betriebssystem, die Website, von der aus Sie auf unseren Internetauftritt gewechselt haben (Referer URL), die Website(s) unseres Internetauftritts, die Sie besuchen, Datum und Uhrzeit des jeweiligen Zugriffs sowie die IP-Adresse des Internetanschlusses, von dem aus die Nutzung unseres Internetauftritts erfolgt, erhoben (anonymisiert!!). Diese so erhobenen Daten werden nicht gespeichert.

Diese Speicherung erfolgt auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Verbesserung, Stabilität, Funktionalität und Sicherheit unseres Internetauftritts.

4. Nutzung der Videosprechstunde als Patient/ Klient

Die Kosten der Dienstleistung „Planung und Ermöglichung der Durchführung einer Videosprechstunde“ werden von Patienten/Klienten je Videosprechstunde berechnet und online bezahlt.

Möchten Sie als Patient/Klient (nachfolgend Patient) die Dienstleistung ohne Registrierung nutzen, müssen Sie Ihrem Arzt, Therapeuten oder Psychologen (nachfolgend Arzt) Ihren Namen und Ihre Email Adresse mitteilen, um dem Arzt zu ermöglichen, Sie zu identifizieren und Ihnen einen Einladungslink zur Videosprechstunde zu versenden. Wenn Sie Ihrem Arzt diese Daten nicht bereitstellen, ist eine Nutzung unseres Dienstes nicht möglich. Weitere Angaben sind nicht notwendig. Der Arzt ist verpflichtet Ihre Einwilligung für den Versand des Einladungslink einzuholen. Die Eingabe der Daten und der Versand eines Einladungslinks mittels der Zumedu Plattform, ist ohne Ihre Einwilligung als Patient nicht gestattet. Nach dem Versand einer Einladung bzw. eines Einladungslinks an Sie (Patient), werden Ihre Daten (unregistrierter Benutzer) nach einem Monat von unserem Server gelöscht.

Um sich als Patient zu registrieren speichern wir die von Ihnen dort eingegebenen Daten, die zur Durchführung des zwischen uns geschlossenen Vertragsverhältnisses erforderlich sind (Vertragsdaten). Für die Registrierung als Patient werden folgende Daten erhoben und gespeichert: Emailadresse, Name und Geburtsdatum. Diese Daten dienen dem Arzt zur Identifizierung des Patienten im Fall einer Terminanfrage, Terminbuchung und/oder Videosprechstunde.

Sie können nach Registrierung und Anmeldung im System Ihrem Arzt eine Einladung zusenden. Nach Annahme der Einladung durch Ihren Arzt können Sie dessen verfügbare Termine in einem Online-Kalender einsehen, auswählen und einen Terminanfrage stellen.

Für die Planung und Ermöglichung der Durchführung einer Videosprechstunde müssen Patienten weitere Angaben (Kreditkarten- oder andere Zahlungsinformation), für die Zahlungsabwicklung durch einen externen Zahlungsdienstleister, machen. Die Zahlungsfreigabe und Angabe von Zahlungsinformationen erfolgt seitens des Patienten vor der Videosprechstunde, bei Terminvorschlag (Patient fragt bei Arzt eine Videosprechstunde an) oder bei Terminannahme durch den Patienten (Arzt hat Patient einen Termin vorgeschlagen und Patient nimmt Vorschlag an). SWIL Systems UG übernimmt keinerlei Haftung oder Verantwortung für weitere Gebühren, die seitens des Arztes gegenüber dem Patient erhoben werden.

5. Dauer der Datenspeicherung

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, ihre (befristete) Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich: - Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen gem. §257 Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung mit den dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation von zwei bis zehn Jahren. - Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

6. Zweckbestimmung der Datenverarbeitung für eine Videosprechstunde Patient
Datenkategorie Speicherdauer
Name, Email-Adresse, Personenstammdaten (Geburtsdatum) – mit Registrierung 10 Jahre nach dem Termin
Termindaten Allgemein, Vertragsdaten 10 Jahre nach dem Termin
Termindaten EBM 3 Monate nach Termin
Name, Email-Adresse - ohne Registrierung 1 Monat nach Terminvergabe
Zahlungsdaten Dauer des Vertragsverhältnisses
Anmeldedaten, Zugriffsdaten, Nutzungsdaten zu den einzelnen Features des Login-Bereichs Dauer des Vertragsverhältnisses

Zweck und Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Artikel Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO, d.h. Erfüllung von vertraglichen Pflichten gegenüber unseren Kunden (Patienten) sowie Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO, d.h. Einwilligung in die Nutzung des Dienstes durch den Patienten gegenüber dem behandelnden Arzt.

7. Nutzung der Videosprechstunde als Arzt/ Therapeut

Die Nutzung des Dienstes als Arzt/ Therapeut (nachfolgend Arzt) ist nur nach erfolgter Registrierung und interner Überprüfung der Anmeldedaten möglich.

Bei der Registrierung werden folgende Daten je Therapeut, Psychologe, Arzt und deren Praxis erhoben und gespeichert:

Vertrags-/Kassenarzt: Name, Emailadresse, Betriebsstättennummer, Fachgebiet, Lebenslange Arztnummer, Anschrift der Arztpraxis, Telefonnummer.

Privatarzt: Name, Emailadresse, Fachgebiet, Bundeseinheitliche Arztnummer, Approbationsurkunde/ Facharzturkunde/ Zeugnis, Anschrift der Praxis, Telefonnummer.

Psychologe/ Therapeut: Name, Emailadresse, Urkunde/ Zeugnis/ Approbation, Anschrift der Praxis, Telefonnummer.

8. Zweckbestimmung der Datenverarbeitung für eine Videosprechstunde Arzt/ Therapeut
Datenkategorie Speicherdauer
Email-Adresse, Personenstammdaten, Kontaktdaten, Adressdaten Dauer des Vertragsverhältnisses
Termindaten Allgemein, Zugriffsdaten, Anmeldedaten Dauer des Vertragsverhältnisses
Termindaten Allgemein 10 Jahre nach dem Termin
Termindaten EBM 3 Monate nach Termin

Zweck und Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Artikel Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, d.h. Erfüllung von vertraglichen Pflichten gegenüber unseren Kunden (Patienten) sowie Art. 6 Abs 1 lit. a) DSGVO, d.h. Einwilligung in die Nutzung des Dienstes durch den behandelnden Arzt gegenüber dem Patienten.

9. Erfasste und übermittelte Daten während einer Videosprechstunde

Die Videosprechstunde basiert auf einem sogenannten Peer-to-Peer-Verfahren zur Übermittlung von Audio- und Videodaten Namens WebRTC. In Peer-to- Peer-Verfahren (P2P) wird eine direkte Verbindung zwischen zwei Teilnehmern (bzw. deren Endgeräten) aufgebaut. Die Datenübertragung zwischen den Teilnehmern erfolgt hierbei verschlüsselt. Weder SWIL Systems noch Dritte haben auf diese Verbindung einen technischen Zugriff. Für den Verbindungsaufbau ist es notwendig von beiden Teilnehmern die öffentliche IP- Adresse zu ermitteln und an den jeweiligen Browser des anderen Teilnehmers zu übermitteln. Die Vermittlung der IP-Adressen erfolgt verschlüsselt. Nach Ende der Videosprechstunde wird die IP-Adresse vollständig gelöscht.

10. Empfänger personenbezogener Daten
Empfänger Daten
Daten Name, Vorname, Geburtsdatum
Zahlungsdienstleister Personenstammdaten, Zahlungsdaten
Steuerberater Personenstammdaten, Zahlungsdaten
IT-Dienstleister Personenstammdaten, Adressdaten, Kontaktdaten, Zahlungsdaten, Vertragsdaten

Zweck und Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO, Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO, Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).

11. Übermittlung und Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Im Falle der Datenübermittlung an Drittländeraußerhalb der Europäischen Union, findet die Übermittlung ausschließlich unter Einhaltung der gesetzlich geregelten Zulässigkeitsvoraussetzungen statt.

Das übermitteln von Daten an ein Drittland (außerhalb der EU) findet nur statt, wenn dies der Vertragserfüllung dient, erforderlich bei der Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, ihre Einwilligung vorliegt oder eine Ausnahmeregelung nach Art. 49 DSGVO. Die Übermittlung findet nur statt, wenn ein Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO oder geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO vorliegen.

Zusätzlich schließen wir mit der empfangenden Stelle geeignete Garantien nach EU-Standarddatenschutzklauseln ab.

12. Weitergabe von Daten an Dritte

Daten die Sie im Rahmen einer Videosprechstunden-Sitzung mit dem Behandler, bei dem Sie den Termin wahrnehmen, teilen, können gemäß den gültigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (i.d.R. 10 Jahre) in dessen Informationssystem gespeichert werden.

Alle Daten, die im beschriebenen Umfang und Dauer zur ordnungsgemäßen technischen Durchführung der Videosprechstunde gespeichert werden müssen,

werden an Server und Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union (EU) übermittelt. Wir weisen darauf hin, dass die Übermittlung von diesen Daten aufgrund der technischen Funktionsweise der Informationsübertragung im Internet unumgänglich ist. Die technische Bereitstellung des Servers für die Bereitstellung des Videosprechstunden-Dienstes erfolgt in Frankfurt am Main und innerhalb der EU.

Für die Abwicklung der Zahlung an Zumedu verwendet unser Zahlungsdienstleister Stripe ihre von Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen. Es werden keine Kreditkarteninformationen über den Zeitraum der Transaktion hinaus gespeichert.

13. Vertragsabwicklung

Die von Ihnen zur Inanspruchnahme unseres Dienstleistungsangebots übermittelten Daten werden von uns zum Zwecke der Vertragsabwicklung verarbeitet. Vertragsschluss und Vertragsabwicklung sind ohne Bereitstellung Ihrer Daten nicht möglich.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

Wir löschen die Daten mit vollständiger Vertragsabwicklung, müssen dabei aber die steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen beachten. Rechtsgrundlage für die Weitergabe der Daten ist dann Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

14. Kundenkonto / Registrierungsfunktion

Falls Sie über unseren Internetauftritt ein Kundenkonto bei uns anlegen, werden wir die von Ihnen bei der Registrierung eingegebenen Daten (also bspw. Ihren Namen oder Ihre E-Mail-Adresse) ausschließlich für vorvertragliche Leistungen, für die Vertragserfüllung oder zum Zwecke der Kundenpflege (bspw. um Ihnen eine Übersicht über Ihre bisherigen Bestellungen bei uns zur Verfügung zu stellen oder um Ihnen die sog. Merkzettelfunktion anbieten zu können) erheben und speichern. Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte erfolgt nicht.

Im Rahmen des weiteren Anmeldevorgangs wird Ihre Einwilligung in diese Verarbeitung eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen. Die dabei von uns erhobenen Daten werden ausschließlich für die Zurverfügungstellung des Kundenkontos verwendet.

Soweit Sie in diese Verarbeitung einwilligen, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

Die uns erteilte Einwilligung in die Eröffnung und den Unterhalt des Kundenkontos können Sie gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Hierzu müssen Sie uns lediglich über Ihren Widerruf schriftlich in Kenntnis setzen. Die insoweit erhobenen Daten werden gelöscht, sobald die Verarbeitung nicht mehr erforderlich ist. Hierbei müssen wir aber steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen beachten.

15. Kontaktanfragen / Kontaktmöglichkeit

Sofern Sie per Kontaktformular oder E-Mail mit uns in Kontakt treten, werden die dabei von Ihnen angegebenen Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage genutzt. Die Angabe der Daten ist zur Bearbeitung und Beantwortung Ihre Anfrage erforderlich.

Zweck des Kontaktformulars ist die Bearbeitung von Kundenanfragen, Beschwerden von Nutzern und die Verbesserung unseres Services. Ihre Daten werden gelöscht, sofern Ihre Anfrage abschließend beantwortet worden ist und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, wie bspw. bei einer sich etwaig anschließenden Vertragsabwicklung.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b), f), DSGVO

16. Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie dem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Außerdem haben Sie das Recht diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln, sofern

(1) die Verarbeitung auf einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO oder auf einem Vertrag gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beruht und

(2) die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

In Ausübung dieses Rechts haben Sie ferner das Recht, zu erwirken, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist. Freiheiten und Rechte anderer Personen dürfen hierdurch nicht beeinträchtigt werden.

Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nicht für eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde.